§4. Організація роботи державних нотаріальних архівів : Нотаріат в Україні - Фурса С. Я., Фурса Е. І. : Книги по праву, правоведение

§4. Організація роботи державних нотаріальних архівів

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 
РЕКЛАМА
<

Організація роботи державних нотаріальних архівів регулюється Положенням “Про державний нотаріальний архів”, що затверджене наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 р. №8/5. Відповідно до ст. 23 Закону державні нотаріальні архіви засновуються в об­ласних центрах, містах Києві, Севастополі та Симферополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання та використання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та практичної до­помоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з до­кументами.

Основними завданнями архіву є:

— комплектування документами, склад яких передбачено вищезгаданим Положенням;

— забезпечення збереження та використання доку­ментів, що знаходяться на зберіганні;

— підготовка та своєчасна передача документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів;

— підготовка та здійснення заходів щодо підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компе­тенції архіву.

Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

— складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;

— на підставі графіків здійснює приймання доку­ментів, передбачених цим Положенням, не пізніше 2-х років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;

— забезпечує збереження документів, регулярно проводить перевірку наявності і фізичного стану справ;

— складає науково-довідковий апарат до документів, що зберігаються в архіві;

— проводить експертизу цінності документів, що зна­ходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертним комісіям у проведенні експертизи цінності документів;

— здійснює контроль за зберіганням документів у фондоутворювачів, надає їм методичну і практичну до­помогу по впорядкуванню документів та підготовці їх до здачі в архів;

— передає у встановленому порядку на державне зберігання документи та науково-довідковий апарат до них;

— веде статистичну звітність за встановленими нормами;

— видає дублікати і засвідчує вірність копій і випи­сок з документів, які зберігаються в справах архіву, з додержанням вимог ст. 8 Закону;

— веде облік документів, переданих на запити органів, передбачених Законом;

— веде прийом громадян з питань, що входять до ком­петенції архіву;

— здійснює реєстрацію заповітів, прирівнюваних до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.

Для виконання покладених на нього завдань архів має право:

— вимагати від завідуючих державними нотаріальними конторами, приватних нотаріусів та посадових осіб ви­конавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, додержання правил роботи з архівними документами, здійснювати контроль за їх збереженням та використанням;

— давати нотаріусам рекомендації з питань, що вхо­дять до компетенції архіву;

— перевіряти стан зберігання та впорядкування нотаріальних документів;

— запитувати від нотаріусів та посадових осіб, які вчи­няють нотаріальні дії та посвідчують заповіти, прирівнювані до нотаріально посвідчуваних, відомості, необхідні для роботи архіву;

— залучати в необхідних випадках як експертів і кон­сультантів працівників органів нотаріату;

— інформувати Міністерства юстиції про стан архівної справи та вносити пропозиції щодо її вдосконалення.

Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконав­чих комітетів сільських, селищних,, міських Рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, та посадові осо­би, котрі посвідчують заповіти та доручення, прирівнювані до нотаріально посвідчених.

Архіви у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради Украни, указами і розпорядженнями Президента, декретами, постанова­ми і розпорядженнями Кабінету Міністрів, Наказами Міністерства юстиції, інструкціями, правилами і вказів­ками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів та відповідним положенням. Архіви утворюються і ліквідуються Міністерством юстиції. Шта­ти архівів затверджуються Міністерством юстиції Рес­публіки Крим, управліннями юстиції обласних Рад народних депутатів в межах встановлених для них штат­ної чисельності і фонду заробітної плати.

Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найме­нуванням.

Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї уп­равлінням юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, об­ласної, Київської та Севастопольської міської держав­ної адміністрації.