§ 2. Контроль за соблюдением правил нотариального делопроизводства : Нотариат в России - Вергасова Р.И. : Книги по праву, правоведение

§ 2. Контроль за соблюдением правил нотариального делопроизводства

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 
85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 
102 103 
РЕКЛАМА
<

Делопроизводство каждым нотариусом в Российской Федерации ведется в своей конторе или государственной нотариальной конторе но одним и тем же стандартам. Оно должно быть организовано самим нотариусом таким образом, чтобы все изготавливаемые им документы отвечали предъявляемым требованиям, содержали все предусмотренные утвержденными формами реквизиты, были в обязательном порядке зарегистрированы.

Каждый нотариальный акт должен быть зарегистрирован в реестре совершаемых нотариусом нотариальных действий. Номер, над которым он зарегистрирован в реестре, дата совершения действия, указанные в нотариальном акте, должны совпадать с датой и номером, указанными в самом реестре.

В реестрах регистрации нотариальных действий должны быть отражены все те сведения, необходимость которых предусмотрена установленными Министерством юстиции РФ требованиями. Совершенно недопустимо, чтобы в реестре оставались незаполненные строки и тем более свободные порядковые номера нотариальных действий. Поэтому в случае выявления ошибок в нумерации нотариальных действий нотариус обязан составить соответствующий акт и приобщить его к реестру.

Все запросы нотариуса, его сообщения в различные организации, письма в адрес граждан должны быть зарегистрированы в журнале исходящей корреспонденции, а все поступившие по почте письма, документы и т.д. — в журнале входящей корреспонденции.

Обязательность соблюдения всеми нотариусами правил нотариального делопроизводства предопределяет необходимость постоянного контроля за этим со стороны государства. Государственный контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства всеми российскими нотариусами возложен на органы юстиции республик в составе Российской Федерации, областей, краев, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Однако, если в отношении нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, органы юстиции такой контроль осуществляют самостоятельно, то в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, — совместно с нотариальными палатами (ч. 2. ст. 9 Основ законодательства о нотариате).

Проверка ведения дел нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, осуществляется обычно специалистом но нотариату органа юстиции, а нотариусом, занимающимся частной практикой, — специально созданной комиссией, в состав которой входят работники органа юстиции и аппарата нотариальной палаты. По возможности, в состав комиссии могут включаться и нотариусы, как работающие в государственных нотариальных конторах, так и занимающиеся частной практикой. Такие проверки проводятся один раз за несколько лет работы нотариуса. Поэтому проверки предполагают и ознакомление с нотариальными актами, реестрами, другими книгами, находящимися в архивах нотариусов.

Проверка архива нотариуса обязательна при осуществлении контроля за соблюдением правил нотариального делопроизводства. Ведь ведение архива нотариусами по правилам делопроизводства — такая же их профессиональная обязанность, как и совершение нотариальных действий. При проверке архива должно контролироваться наличие в нем всех архивных материалов. В случаях отсутствия каких-либо документов проверяется наличие соответствующих запросов на эти документы, а также записей об отправлении их в книге учета.

Особое внимание при проверке исполнения правил нотариального делопроизводства уделяется соответствию удостоверительных надписей на нотариальных актах установленным формам и состоянию реестров. Проверяются также наличие в делопроизводстве нотариуса тех специальных книг, в которых дополнительно ведется учет отдельных совершенных им нотариальных действий, правильность ведения этих книг, состояние архива.

По результатам проверки составляются акты, в которых отражаются обнаруженные ошибки, упущения и даже небрежности (например, в записях в реестре).


<