§ 4. Наряды оставляемых нотариусом документов и наследственных дел : Нотариат в России - Вергасова Р.И. : Книги по праву, правоведение

§ 4. Наряды оставляемых нотариусом документов и наследственных дел

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 
85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 
102 103 
РЕКЛАМА
<

Для хранения всех истребованных и оставленных после совершения нотариального действия документов (в том числе правоустанавливающих документов, копий с них, различных свидетельств, выписок из государственных реестров, справок и т.д.), а также одного из экземпляров изготовленных нотариальных документов нотариусы должны вести наряды. Как правило, наряды формируются но видам нотариальных документов. Так, договоры об отчуждении недвижимого имущества вместе с представленными для совершения нотариальных действий документами подшиваются в один наряд, завещания — в другой, доверенности — в третий, исполнительные надписи — в четвертый, документы, связанные с депозитным производством, — в пятый, и т.д. Каждый наряд должен быть озаглавлен в зависимости от видов подшитых в него нотариальных документов. Если нотариус удостоверяет, например, много договоров, связанных с отчуждением недвижимого имущества, он может подшивать в отдельные наряды договоры купли-продажи, дарения и соответственно озаглавливать их. В отдельный наряд группируются все постановления об отказе в совершении нотариальных действий. Отдельно должны быть сброшюрованы и документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности нотариуса.

Наряды должны формироваться так, чтобы в них можно было легко и быстро найти необходимый в текущей работе документ. Для этого следует на обложках нарядов указывать и период времени, за который были изготовлены подшитые в них экземпляры нотариальных и других документов. Например, так: "Договоры об отчуждении недвижимого имущества, удостоверенные в период с 5 января по 14 февраля 2001 г.". Документы в нарядах должны быть подшиты в хронологическом порядке по мере совершения нотариальных действий, а все листы пронумерованы. В нотариальной практике принято нумеровать листы нарядов карандашом, так как в случае расторжения нотариально удостоверенного договора, например в отношении объекта недвижимости, вновь становится действительным подшитый в наряд правоустанавливающий документ, который должен быть изъят из наряда и возвращен лицу, представившему его нотариусу.

Определенный порядок установлен для хранения нотариальных свидетельств о праве на наследство и документов, на основании которых такие свидетельства были выданы. По первому заявлению о принятии наследства (о выдаче свидетельства о праве на наследство и т.д.), поступившему к нотариусу, на которого возложено совершение этого нотариального действия (или в государственную нотариальную контору по месту открытия наследства), заводится наследственное дело по фамилии умершего с указанием его имени, отчества и даты смерти. Это заявление и все приложенные к нему документы подшиваются в отдельное дело.

Все последующие заявления — от других наследников, дополнительные, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, о выдаче распоряжений об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, а также другие документы, которые истребуются для оформления права наследования (оплаты расходов), подшиваются в наследственное дело. К этому же наследственному делу приобщаются и все письма, поступившие от наследников, копии ответов на них нотариуса, копии запросов, направленных в те или иные организации, ответы на них и вся остальная переписка по наследственному делу. Подшиваются в наследственное дело и акт описи имущества, если нотариус принял меры охраны, а также экземпляр каждого выдаваемого нотариусом документа — свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности, выданного пережившему супругу, распоряжения об оплате расходов за счет наследственного имущества и т.д.

После выдачи свидетельства о праве на наследство все листы наследственного дела должны быть пронумерованы, количество их указывается на обложке этого дела, и оно списывается в архив. При последующем обращении наследников, например, для получения дополнительного свидетельства о праве на наследство или дубликата утраченного свидетельства, даже через много лет после того как было заведено наследственное дело, производство по нему возобновляется. К материалам наследственного дела приобщаются все вновь поступившие заявления, а также приложенные к ним документы и экземпляры выдаваемых дополнительных свидетельств о праве на наследство. О выдаче дубликата производится соответствующая запись на заявлении наследника об утрате свидетельства. Второе наследственное дело на одного и того же наследодателя не может быть заведено ни при каких обстоятельствах.

Возвращение каких-либо документов лицам, представившим их при совершении нотариального действия, из нарядов или наследственных дел не разрешается. Изъятие и выдача имеющихся у нотариусов документов возможны только в установленных законом случаях при следующих обстоятельствах:

1) при расторжении нотариально удостоверенного договора по соглашению сторон нотариус возвращает представленный ему ранее правоустанавливающий документ, заменяя его в наряде копией с этого документа;

2) при признании сделки недействительной судом нотариус па основании вступившего в законную силу решения суда возвращает правоустанавливающие документы но требованию стороны, представившей эти документы. Копии возвращенных правоустанавливающих документов, а также решение суда подшиваются в наряд;

3) по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами нотариус выдает из нарядов документы, указанные в определении суда или постановлении о выемке, а также наследственные дела. При этом нотариус должен составить протокол выемки и оставить у себя не только запрос (требование), но и копии истребованных документов и дел. После вступления решения суда или приговора в законную силу нотариальные документы должны быть возвращены нотариусу вместе с копией судебного постановления.