3.4. КУЛЬТУРА ПРОЦЕССА МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ : Муницыпальное управление - Зотов В.Б. : Книги по праву, правоведение

3.4. КУЛЬТУРА ПРОЦЕССА МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 
РЕКЛАМА
<

Культура процесса муниципального управления, являясь составной частью человеческой культуры, обладает, вместе с тем, рядом особенностей, которые отличают ее от всех остальных видов и форм культуры.

Каждому работнику аппарата системы муниципального управления не только необходимо овладеть культурой управления - это является его прямой обязанностью, так как любая организация возможна лишь при высокой культуре ее работников.

Культура механизма управления муниципальным образованием сочетает в себе совокупность достижений в осуществлении процесса муниципального управления, организации управленческого труда с использованием технических средств, а также соблюдение требований, предъявляемых к системе муниципального управления и работникам аппарата управления, обусловленных нормами и принципами морали, этики, эстетики, права.

Разные объекты муниципального управления отличаются друг от друга не только культурой производства, но и культурой управления. Поэтому конечная цель муниципального управления состоит в том, чтобы создать для того или иного объекта муниципального управления такую управляющую систему (субъект), которая позволила бы коллективу добиться наиболее эффективных результатов в развитии муниципального образования. Это во многом зависит именно от культуры управления.

Специалисты выделяют три уровня культуры управления коллективом - высокий, средний и низкий. Имеется в виду, что высокий уровень отражает наиболее ограниченный способ взаимосвязи системы муниципального управления с объектом муниципального образования. При этом формы и методы управленческого воздействия на управленческие группы коллектива соответствуют интересам всех участников этих процессов.

Высокий уровень культуры процесса муниципального управления характеризуется демократическим стилем руководства, благоприятным морально-психологическим климатом в трудовом коллективе, большой степенью удовлетворения трудом, стабильными показателями, гласностью и информированностью во всех формах деятельности, широким использованием средств техники и технологии управления и т.д. Такой уровень позволяет быстро и оперативно перестраиваться, внедрять новое и передовое, вовлекать в процесс управления все большее количество людей и формировать у них привычку работать грамотно, творчески, заинтересованно.

Средний уровень культуры процесса муниципального управления присущ тем коллективам, где единство целей и интересов всех участников процесса управления слабо подкрепляется соответствующими методами и формами их реализации. Причинами такого положения является, как правило, несовершенство знаний руководящих работников в сфере социально-психологических и педагогических проблем муниципального управления, а также недостаточная их подготовленность к взаимодействию с людьми.

Низкий уровень культуры процесса муниципального управления характеризуется устойчивыми конфликтами и противоречиями между большинством членов коллектива и руководством системы муниципального управления, организаций, корпоративными устремлениями определенных групп работников и специалистов, а также широким распространением волюнтаристского бюрократического стиля управления.

Культура процесса муниципального управления включает совокупность разнообразных элементов, каждый из которых обеспечивает соответствие составных частей процесса управления тем требованиям, которые к ним предъявляются.

Наиболее укрупненная классификация элементов культуры процесса управления современным коллективом системы муниципального управления включают: личную культуру управленческих работников, культуру процессов управления и условий труда, культуру работы с документами и информацией и т.д. Все они органично связаны между собой и взаимозависимы, но определяющей среди них является все же личная культура работников управления. Она состоит из многих слагаемых.

Это в первую очередь уровень общей культуры работника, наличие нравственных, деловых и личных качеств, которые сегодня диктуют условия рыночной экономики, знание достижений науки и практики управления, умение применять современную управленческую технику и технологию.

Личная культура работников управления выражена комплексом многообразных социальных качеств, которые необходимы для овладения эффективными методами управления и успешного выполнения управленческих функций.

Отечественные и зарубежные специалисты выделяют в культуре процесса управления этические, эстетические, технические, экономические, организационные, педагогические, психологические и правовые элементы культуры личности управленческих работников. Поговорим о них подробнее.

Этическая культура процесса муниципального управления. Развитие современных рыночных отношений связано с решением проблем не только в области техники и экономики, но и в сфере морально-этических отношений людей в процессе труда в системе муниципального управления.

Этика - это философская наука, объектом изучения которой является мораль. В этике различают два рода проблем: практические вопросы (как должен поступать человек - нормативная этика) и теоретические вопросы о происхождении и сущности морали. Известно, что всякое теоретическое знание имеет, в конечном счете, практическое значение, так как не только вооружает человека методами и средствами преобразования мира, но и содержит мировоззренческую сторону и тем самым обосновывает цели практической деятельности.

Специфика этики состоит в том, что цели практической деятельности человека формируются в виде моральных принципов и норм поведения. Обычно слово "этика" употребляют, когда речь идет об учении о морали, об идеалах и обязанностях людей по отношению друг к другу, семье, обществу, государству. Через отношения людей к труду и производству этика влияет на экономику и управление. Особенности деятельности муниципальных управленческих работников находят свое отражение в профессиональной управленческой этике.

Основным принципом управленческой этики является создание условий для удовлетворения различных потребностей членов коллектива в системе муниципального управления и общества. Это объясняется тем, что управленческий работник планирует, организует, координирует жизненно важные для человека процессы создания материальных ценностей.

Не менее важным в управленческой деятельности является и этикет - совокупность правил поведения работников системы муниципального управления, касающихся его взаимоотношений с людьми. Нормы этикета носят согласительный характер, т.е. предполагают как бы договоренности о том, что считать правильным и нормальным в поведении людей, а что - недостойным. Несмотря на относительную условность этих норм, их нельзя расценивать как требования, обязательные лишь в силу тех или иных мер (санкций), к которым общество прибегает, чтобы принудить граждан им следовать. Этикет можно считать формой контроля за поведением человека.

Этикет - это ряд моральных требований, отражающихся в культуре поведения управленческого работника. Это прежде всего его вежливость, тактичность, скромность, точность, ответственность, высокий профессионализм, продуманная линия поведения в отношении органов муниципального управления и во внеслужебных контактах с подчиненными. Управленческий этикет включает в себя, по сути, две группы правил поведения руководителя.

Первая - это правила, действующие в сфере отношений между членами одного коллектива или людьми, связанных с совместной работой (правила, определяющие характер отношений "руководитель - подчиненный"). Вторая - это правила, регламентирующие общение работников одного объекта системы муниципального управления или организации с другими объектами, людьми или подразделениями.

Эти нормы этикета закрепляются в форме различных инструкций, положений, различного рода статусов, договоров, регламентов и т.д.

Управленческий работник должен всегда учитывать, прежде чем принять меры административного или даже экономического воздействия, что они должны быть оформлены в сознании подчиненных как готовность (установка) к деятельности, что они неизбежно преломятся через призму нравственных ценностей каждой личности и коллектива в целом. Исполнители воспринимают распоряжение в первую очередь как сигнал приглашения к совместным действиям с руководителем. Затем этот сигнал обязательно оценивается ими с точки зрения условных общепринятых нравственных норм.

Если необходимость распоряжения очевидна и оно не противоречит установившимся правилам трудового процесса и морали, то оно будет охотно выполняться. Если же наметилось какое-то противоречие, то исполняться оно будет неохотно с различными проволочками и оттяжками.

Привычка мыслить только административными, техническими и командными категориями не приносит успеха руководителю и существенно сказывается на эффективности процесса управления муниципальным образованием. Следовательно, при решении любого административно-хозяйственного вопроса или осуществлении конкретного мероприятия управленческим работникам необходимо не только видеть и ставить ближайшие социально-экономические цели, но необходимо учитывать возможные психологические последствия.

Недооценка управленческими работниками принципов профессиональной этики, несоблюдение ими управленческого этикета порождают делячество, развращают людей, ослабляют их нравственные чувства.

Таким образом, управленческая этика прививает человеку лучшие моральные качества: деловитость, ненавязчивость и терпимость; простоту в общении и ровность тона; широту взглядов и чувство юмора; умение спорить "по правилам", не теряя лица, когда ты "побежден"; не посягать на достоинство другого человека, но и не поступаться принципами самому.

Человек, который знает, как себя вести в той или иной обстановке, никогда не теряется и всегда готов оперативно применить свои знания и умения.

Эстетическая культура процесса муниципального управления. Эстетика - это философская дисциплина, изучающая законы красоты и ее проявления в жизни и искусстве, т.е. наука, изучающая закономерности художественного освоения действительности человеком, законы эстетического ее восприятия.

Многие проблемы, находящиеся в сфере функций эстетики, далеко выходят за область собственно художественного творчества и рассматриваются в непосредственной связи с деятельностью объекта системы муниципального управления, его организацией и управлением. Уровень и качество системы муниципального управления производством, а также профессиональная управленческая культура определяются системой эстетических показателей. Они разделяются на следующие группы:

показатели, характеризующие кадровый состав управленческого аппарата и его способность решать те или иные вопросы, связанные с внедрением результатов эстетических исследований в практику управления муниципальным образованием;

показатели, определяющие принципы взаимодействия работников управленческого персонала с членами производственного коллектива, с коллективами подразделения, предприятия и организации, а также меру учета эстетических факторов в этом взаимодействии;

показатели, указывающие на уровень организации управленческой сферы деятельности, как одно из важнейших условий повышения эффективности трудовой деятельности объектов муниципального образования с учетом эстетических факторов;

показатели, определяющие качество выпускаемой продукции (товаров и услуг), ее товарный вид, а также мероприятия по обеспечению наилучших условий ее транспортировки, хранения и доставки заказчику.

Сегодня внутреннее благоустройство производственных и административных помещений - одно из самых важных направлений повышения уровня эстетизации управления объектами муниципального образования.

Наука и практика управления свидетельствуют, что во всех аспектах эстетизации процессов муниципального управления и производства заложены резервы повышения эффективности развития системы муниципального образования.

Правовая культура процесса управления муниципальным образованием. В рыночных условиях развитие экономики требует не только стабильности и четкости хозяйственных отношений, их регулирования, но и знания и умелого применения управленческими работниками соответствующих нормативно-культурных актов, а также соблюдения норм правовой культуры.

Если этические нормы регулируют поведение человека в области нравственности и морали, юридические нормы устанавливают фаницы управления на каждом уровне, определяют место муниципального образования в государственной системе управления, права и полномочия лиц в различных видах деятельности.

Юридические нормы отражены в государственных правовых нормативных актах. В них государственные органы устанавливают юридические границы системы муниципального управления и параметры взаимоотношений между элементами системы муниципального управления. Основываясь на таких нормативных актах и на рекомендациях министерств и ведомств, каждое предприятие разрабатывает собственные организационно-нормативные акты, которые учитывают особенности и специфику объектов системы муниципального управления, а также в определенной мере и свои специфические требования к профессиональной управленческой культуре.

Проявлением правовой культуры управленческого работника прежде всего следует считать: его практику делать точные ссылки на законы, указы, постановления, решения в своих устных официальных выступлениях и особенно при составлении соответствующих организационно-распорядительных документов. Отсутствие или наличие терминологической путаницы, даты в документе в определенной мере свидетельствуют о том или ином уровне правовой культуры.

Сегодня трудно переоценить важность проблемы повышения уровня культуры процесса управления современным муниципальным образованием и производственно-хозяйственными системами. Ведь от этого во многом зависит не только эффективность системы муниципального управления, но и качество самого процесса управления, рост производительности труда, морально-психологический климат в производственных коллективах объектов муниципального образования. В определенный момент развития объектов системы управления муниципальным образованием те или иные элементы культуры процесса управления на некоторое время могут приобретать первостепенное значение. Поэтому в каждом конкретном случае должен использоваться целенаправленный комплексный анализ уровня культуры муниципального управления.

Практика муниципального управления показывает, что этика делового поведения, его стиль, уровень культуры, являются как предпосылкой успешной трудовой деятельности, так и ее результатом. В процессе управления объектами системы муниципального управления в коллективе складываются экономические и социальные отношения, переплетаются личные, коллективные и общественные интересы.

Деловые отношения формируются под влиянием технико-экономических, организационно-правовых и социальных факторов, каждый из которых имеет весьма существенное влияние. Но поскольку деловые коллективы - это преимущественно отношения между конкретными моделями, то они выступают в виде нравственно-психологических. Ни один человек, работающий в коллективе, не может устраниться от них. А сложившиеся условные отношения определяют тот нравственно-психологический климат, который не просто способствует повышению или понижению работоспособности, но и влияет на общее настроение людей, их оценки значимости своего труда, условий работы и быта.

Деловые отношения - достаточно сложное образование. Они непосредственно проявляются в определенных функциональных обязанностях, обусловленных той работой, которую выполняет конкретный человек, служащий системы государственного и муниципального управления. Успешность выполнения этих обязанностей в значительной степени зависит от личностных особенностей людей, уровня организации их деятельности и морально-психологического климата в системе муниципального управления. Все эти факторы не только связаны между собой, но и оказывают существенное влияние друг на друга.

Деловые отношения определяются и сложившейся организационной структурой коллектива, которая предполагает нормы и формы отношений между людьми, относительно безразличные к индивидуальным характеристикам людей и личностным отношениям. Переоценка ролевых отношений может привести к излишней формализации делового взаимодействия, которая подрывает ощущение общности целей и задач, личной сопричастности каждого работника к их осуществлению. Недооценка ролевых отношений снижает степень ответственности за выполнение конкретных обязанностей, затрудняет распределение деловых поручений и контроль за их выполнением.

При формировании деловых отношений необходимо руководствоваться такими принципами, как свобода высказывания и инициатива, солидарность, информированность, справедливость в оценке подчиненных, уважение.

Свобода высказывания и инициатива - стремление к самостоятельной деятельности, возможность открыто высказывать свое мнение - являются естественными и неотъемлемыми потребностями человека. Руководитель может добиться успеха только в том случае, если сможет включить своих подчиненных в процесс принятия управленческого решения и его реализацию. Это достигается на основе использования указанного принципа. Такие требования всегда предъявляют стабильные управленческие группы.

Солидарность. Коллектив должен чувствовать, что руководитель считает себя членом этой управленческой группы, а не какой-то высшей сферой управления, что он не отделяет себя от подчиненных ни по форме, ни по существу. Форма, выражающая солидарность, вовсе не должна доходить до панибратства, но и чрезмерно официальный тон в отношениях может вызвать отрицательные эмоции в коллективе. Эти требования предъявляют управленческие группы, в которых большинство участников поддерживают цели совместной деятельности.

Информированность. Коллективы всегда желают знать, как идут дела внутри управленческих групп и в системе муниципального управления в целом, и ждут этих сведений от руководителя.

Коллектив должен знать все, и руководитель должен идти на это сознательно, иначе формируются иные источники информации - слухи, которые во всех случаях содержат искаженную информацию, рисующую события хуже, чем они есть на самом деле.

Справедливость в оценке подчиненных. Коллектив не хуже руководителя определяет реальное участие каждого в достижении поставленной цели. Недооценка хороших работников, а еще хуже - равнодушие к плохим, попустительство, словом, любая несправедливость в оценке вызывает осуждение со стороны коллектива и, естественно, отрицательно влияет на микроклимат в коллективе и эффективность процесса производства и управления.

Уважение. Здесь речь идет о форме обращения, о способах передач управленческого распоряжения. Хотя они могут значительно различаться, руководитель во всех случаях обязан помнить, что подчиненный - человек, обладающий точно такими же правами, требующий безусловного уважения к своей личности, к способностям и действиям. Использование авторитарного стиля управления, резкость и грубость в абсолютном большинстве случаев вызывают отрицательный эффект, ведут к трудноразрешимым конфликтам. Для получения наилучшей реакции на сделанное распоряжение необходимо руководствоваться следующими правилами:

не просто передать информацию, а придать ей необходимую убедительность. Подчиненный должен быть уверен в том, что решение правильно, что оно связано не только с волей руководителя, но и отвечает интересам общего дела, в том числе и его собственным интересам;

форма передачи распоряжений должна избираться в соответствии с личными качествами исполнителя, характером задачи и особенностями ситуации. Именно для этого необходимы психологический такт, знания, умение оценивать морально-психологические свойства личности. Форма передачи располагается в диапазоне от товарищеской просьбы до жесткого приказа с указанием последствий.

Добросовестными, компетентными и доверенными работниками просьба обычно понимается с полуслова, и чем меньше руководитель будет демонстрировать свою власть, тем больше у работника проявится мотивов для личной инициативы.

Форма просьбы не противоречит категоричности самого решения, но эта обязанность психологически как бы отходит на второй план. Такая форма является демократичной, позволяет максимально использовать творческую инициативу подчиненных, но она не всегда эффективна и не всегда уместна. В некоторых случаях распоряжение может принимать более категоричную форму.

Задача каждого руководителя - воспитывать у подчиненных созидательное отношение к обязанностям. Это выражается, в частности, и в том, какие этические нормы складываются в той или иной управленческой группе.

Таким образом, деловые отношения акцентируют внимание на таких нормах поведения, которые непосредственно относятся к взаимоотношениям людей в процессе реализации управленческих функций. Они подчеркивают особую значимость соблюдения этих норм, которые называются также служебной этикой.

Служебная этика предписывает руководителю быть объективным и справедливым в отношении всех работников вверенного ему подразделения, ровным в общении с ними, быть принципиальным в деле и терпеливым к людям. Дисциплина - для всех одна. И с этой позиции руководителя должно характеризовать ревностное отношение к делу.

Важнейшая функция служебной морали - защита этических условностей, т.е. защита от нападок на такие формы работы и взаимоотношения в трудовом коллективе, которые, может быть, чем-то отличаются от привычных, но приносят ощутимую пользу общему делу.

Практика показывает, что там, где руководитель достаточно строго и вместе тем творчески следует общепринятым правилам служебной этики, создается хорошая основа для продуктивного взаимодействия в коллективе.

Соблюдение норм и правил служебной этики имеет экономический смысл, поскольку выполняет функции социального механизма управления. Служебная этика в значительной мере способствует сплочению людей, формированию стабильного трудового коллектива и здорового психологического климата, обеспечению высокого уровня производственных процессов, решению социальных проблем.

ЭЛЕМЕНТЫ КУЛЬТУРЫ В РАБОТЕ РУКОВОДИТЕЛЯ

В новых условиях рыночных отношений научная организация управления означает рациональное разделение, кооперацию и регламентацию управленческого труда, обоснованное нормирование качественного состава и численности работников, правильную расстановку и использование трудовых ресурсов, применение прогрессивных методов и современных технических средств работы во всех звеньях системы муниципального управления.

Необходимо, чтобы организация труда соответствовала современным требованиям рыночной экономики, впитывала лучший отечественный и мировой опыт и, что особенно важно, отвечала новым условиям хозяйствования и принципам самоуправления.

Система муниципального управления на каждом уровне должна быть проанализирована, прежде всего, в целях рационального разделения процессов сбора и обработки информации и принятия решений. В процессе муниципального управлении чрезвычайно важны такие "мелочи", как современная технология работы с'документами, при которой необходимо использовать новейшую технику - от простейших приспособлений до индивидуальных компьютеров и сложнейших ЭВМ. Управленческий работник должен твердо знать основы информатики, приобретать навыки практической работы с компьютерами.

Информатика - это отрасль знаний, изучающая общие свойства и структуру информации, а также закономерности и принципы ее создания, преобразования, накопления, передачи и использования в различных сферах деятельности.

Играя важную роль в жизни человека, информация имеет огромное значение в системе муниципального управления. С точки зрения изучения проблем, касающихся повышения уровня культуры управления, информацию можно рассматривать как совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей подсистем системы муниципального управления и о внешней среде функционирования муниципальной системы управления.

Организационно-практическая деятельность любого муниципального руководителя во многом носит информационный характер, так как включает в себя получение сведений для принятия решений и данных об уже принятых решениях. В результате развития производства, роста хозяйственных связей сложность принятия управленческих решений неуклонно возрастает в процессе управления муниципальным образованием. Еще быстрее увеличивается необходимый для этого поток информации. В целом в хозяйственной системе он прямо пропорционален уровню социально-экономического развития муниципального образования. Поэтому от уровня организации сбора, обработки и передачи информации в значительной степени зависит эффективность системы управления муниципальным образованием.

Основные требования к организации информации таковы:

организация массивов информации требует использования унифицированных систем документации и классификаторов;

организация потоков информации требует выявления источников и потребителей этих сведений в соответствии со специальными функциями и задачами управления, определения состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления, использования комплекса технических средств для организации потоков информации, установления порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов;

организация процесса сбора, хранения, обновления, переработки, передачи информации требует разработки технологии прохождения сведений, оснащения этого процесса необходимыми техническими средствами, подбора и обучения кадров для обработки данных, распределения между подразделениями задач по подготовке и передаче информации от момента ее возникновения и до потребителя.

Работник аппарата управления МО должен использовать новейшие отечественные и зарубежные информационные технологии.

Совсем иная степень значимости вопросов повышения уровня культуры работы с документированной информацией, подготовки и проведения массовых мероприятий, техники делового разговора по средствам связи. Особенность этих наиболее трудоемких видов управленческой деятельности заключается в том, что они обеспечивают наиболее полный и разнообразный обмен оперативной информацией, что значительно повышает эффективность муниципального управления.

РАБОТА С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

Суть управления заключается в принятии решений на основе получения и переработки информации. С помощью информации осуществляется и передача управленческих решений. Поэтому от организации работы управленческих кадров с документированной информацией во многом зависит эффективность управления муниципальным образованием.

В практике системы муниципального управления подавляющая часть информации оформляется в виде документов. Работа с документами - один из важнейших видов управленческого труда. Действительно, деятельность любого руководителя в значительной мере связана с созданием и обработкой различных документов. От того, насколько правильно, точно и быстро составляются документы, весьма часто зависит успех управленческой деятельности. Эффективность труда управленческого работника также во многом зависит от того, насколько умело и производительно он обрабатывает или подготавливает деловые бумаги.

Применение в делопроизводстве компьютерной техники способствует рационализации труда и повышению профессиональной культуры управленческих работников. Однако, как показывает практика, многие руководители мало занимаются рационализацией делопроизводства.

Влияние рыночной экономики на систему муниципального управления способствует не только увеличению количества управленческих документов, но и повышает требования к оперативности обработки документов, их эргономичности, а также к более широкому и разностороннему использованию в делопроизводстве разнообразных технических средств. Соблюдение этих требований и составляет основные признаки культуры работы с документированной информацией.

Форма документа - это деловой язык, посредством которого происходит общение на всех уровнях системы муниципального управления.

Организационно-распорядительная документация охватывает наиболее типичные управленческие документы следующих деловых групп:

организационные (уставы, положения, методические указания и рекомендации, правила);

распорядительные (постановления, приказы, письменные решения и т.д.);

справочно-информационные (протоколы, акты, справки, докладные записки, письма и т.д.).

Таким образом, на основе общих требований и правил оформления служебной документации, контроля за ее исполнением и формированием архивных дел необходимо создавать формы документов, дополняя их деталями и реквизитами, необходимыми для учета специфики муниципального управления.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими органами управления. Оно определяет наиболее важные, принципиальные решения, как правило, имеет длительный срок действия, касается широкого круга организаций и лиц различного подчинения и т.д. Положения, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции, письма, представления, докладные и служебные записки, наряды, наряд-заказы, предписания - таков далеко не полный набор основных типов управленческих документов, четко предусмотренный специальным стандартом. Игнорирование его в управленческой практике приводит не только к путанице, но и порождает правовые нарушения.

В системе муниципального управления рационализаторская работа с документами осуществляется по трем основным направлениям: поиск рационального бланка, подготовка текста документа и проектирование маршрута его прохождения.

Очень важен в работе с документами этап создания специального бланка, которым удобно пользоваться при различных видах обработки информации, причем каждый бланк имеет свое прямое назначение. Ценность бланка определяется также и объемом постоянной информации, которая в нем содержится. Это наименование структурного подразделения, системы муниципального управления, адрес, номер телефона, счет и т.д.

Заголовок к тексту документа особенно важен, поскольку сначала с ним знакомится регистратор, который не обязан читать его полностью. Правильный заголовок позволяет быстро уяснить, о чем идет речь в документе, кому поручить его исполнение, облегчает регистрацию и поиск.

При наложении резолюции всегда важно четко определить содержание предписываемых действий, срок исполнения, исполнителя, как. правило, одного, а также поставить подпись и дату. При выработке текста документа необходимо соблюдать следующие требования:

текст должен быть точным, не допускающим различных толкований;

обязательным является деление текста на пронумерованные разделы, подразделы, пункты и подпункты;

разделы текста должны иметь заголовки; в первой части текста необходимо указывать основание для составления документа, во второй части должны формулироваться выводы, предложения, решения и др.

При определении маршрута прохождения документа рекомендуется использовать опыт организационного проектирования (оргпроектирования). Оно представляет собой процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда на базе требований научной организации труда и возможностей современной оргтехники с целью повышения эффективности работы аппарата управления. Важнейшими направлениями оргпроектирования являются: создание рационального документацией-ного обеспечения, в процессе которого производится количественное и содержательное описание документационных потоков, сохранение маршрутов движения документов, уменьшение количества документов, снижение повторяемости реквизитов и рационализация форм документов.

С целью рационализации документооборота в процессе оргпроектирования управленческим работникам рекомендуется пользоваться следующими принципиальными установками: адресностью (документ направляется непосредственно исполнителю без возвратных движений и лишних перемещений), ритмичностью (равномерное распределение работы и равномерность движения документопотоков), параллельностью (синхронное выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе движения) и пропорциональностью (равномерная загрузка каналов движения).

Чтобы сократить сроки прохождения документов, управленческому работнику необходимо:

составлять перечень документов с указанием сроков их выполнения;

устанавливать рациональные каналы прохождения различных видов информации;

внедрять карточный метод (контрольно-сроковую картотеку с ячейками по числу календарных дней и месяцев года или по исполнителям) регистрации и контроля исполнения документов вместо различных журнальных записей;

практиковать вместо ответного письма возвращение документа с соответствующим зафиксированным на нем же решением - ответом;

сокращать количество различного рода вспомогательных документов (справок, докладных, объяснительных и т.д.);

разработать справочник-индексатор системы муниципального управления, ее подразделений и ответственных работников по функциональным обязанностям;

расширить сферу "молчаливого акцента" (отсутствие к определенному сроку ответа - свидетельство того, что возражений нет);

постоянно расширять применение таких видов документов, как перфокарты и перфоленты, табуляграммы, звукозаписи на магнитную пленку и др.

Профессиональная управленческая культура в работе с информацией проявляется и в навыках обработки документов. Например, скорость работы с ними в значительной степени зависит от навыков восприятия и изготовления документов, использования оргтехники и др. Так, многие операции могут быть ускорены с помощью скорочтения, стенографии, использования типовых текстов, работы с диктофоном и т.п.

В связи с растущими трудозатратами на обработку управленческой информации повышение уровня культуры работы с документами становится особенно важным. Повышать производительность труда в этой сфере целесообразно самыми различными путями, поскольку даже внедрение оргпроектирования отнюдь не исключает важности упорядочения делопроизводства.

ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ МАССОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Развитие общества немыслимо и невозможно без развития демократии. Учитывая это, в системе муниципального управления необходимо осуществить конкретные, принципиально важные преобразования. Их цель - последовательное совершенствование системы муниципального образования на основе принципа демократического централизма, т.е. на основе сочетания единого централизованного руководства с инициативой, творческой активностью и высокой ответственностью на всех уровнях системы муниципального управления, широкого вовлечения граждан в управление муниципальным образованием.

Наиболее распространенными формами проявления принципа демократического централизма в управлении муниципальным образованием являются различные массовые мероприятия. Среди них - общие собрания коллективов, собрание актива, митинги, слеты, торжественные встречи, а также разнообразные совещания, конференции, семинары, симпозиумы, организованные поездки и др.

По результатам обследований и данным экономической литературы, руководители, инженерно-технические работники и служащие аппарата управления затрачивают на проведение мероприятий массового характера 25-30% годового рабочего времени. Чем выше ранг руководителя, тем больше он затрачивает времени на подготовку и проведение таких массовых мероприятий, как собрания, совещания, активы, конференции и т.д.

В связи со столь значительными затратами рабочего времени и недостаточной эффективностью многих массовых мероприятий перед управленческими работниками стоит задача перехода от приобретенных практикой, часто формальных, к научно обоснованным прогрессивным методам и технологии выработки коллективных решений на собраниях, совещаниях, конференциях и иных формах массового участия граждан муниципального образования.

Собрание коллектива аппарата муниципального образования, как и производственное совещание, - это традиционный и наиболее широко применяемый метод выработки и принятия коллегиального решения. Таким образом, в ходе обсуждения конкретной проблемы социально-экономического развития муниципального образования руководитель коллектива фактически обращается к коллективному разуму специалистов, всесторонне анализирует с их помощью поставленную задачу, выслушивает и принимает во внимание их высказывания и мнения о ее решении. Участвуя в таких мероприятиях, работники аппарата управления привыкают комплексно подходить к проблеме, учитывать не только ближайшие, но и отдаленные последствия принимаемых решений, аргументировать и отстаивать свои позиции.

Специалисты по управлению выделяют несколько типов совещаний в зависимости от их целей и задач:

учебно-инструктивные совещания, цель которых - пропаганда определенных знаний и повышение квалификации участников.

информационные совещания, цель которых - обобщить определенные сведения и изучить системы муниципального управления с различных точек зрения на возникающие проблемы.

разъяснительные совещания целью ставят разъяснение и убеждение населения в правильности проводимой администрацией муниципального образования экономической, социальной и хозяйственной политики;

оперативные совещания, цель которых - дать руководству информацию о текущем состоянии дел на объектах системы муниципального управления и выработать решения оперативного характера;

проблемные совещания целью ставят выработку коллегиальных решений по возникающим общим острым проблемам.

Совещания классифицируют и по другим критериям. Например, в зависимости от стиля их проведения (свободные, дискуссионные, сегрегативные, автократические, диктаторские и др.), от важности и содержания решаемых задач (конференции, семинары и др.), от масштабов (отраслевые, межотраслевые и др.), от места, времени и т.д.

С помощью учебно-инструктивных совещаний на практике чаще всего изучаются и разъясняются различные рекомендации и инструкции вышестоящих органов, а также директив руководства системы муниципального управления. При этом простой пересказ таких материалов (решений) на совещании не рекомендуется. Нужно конкретизировать задания вплоть до каждого исполнителя, подразделения, организации, а также разъяснять возникающие вопросы, определять ресурсы, сроки и т.д. Главный результат такого совещания - возможность воспитать у работников ответственный подход в атмосфере общего стремления руководителя и подчиненных компетентно и своевременно выполнить задание.

Чаще всего в аппарате управления муниципального образования практикуются совещания проблемные и оперативные. При этом решения проблемного совещания обычно принимаются в результате активной дискуссии и после голосования, а решения оперативного - после краткого обмена новой информацией и беглого опроса мнений. Для органа, созвавшего проблемное совещание, решение становится обязательным для выполнения только после санкционирования его первым руководителем. В ходе же оперативного совещания руководитель принимает решения немедленно, и они подлежат безотлагательному выполнению.

Доклад, вопросы к докладчику, ответы, прения, выработка и принятие решения - такова классическая схема проблемного совещания. Элементы такой схемы должны быть тщательно продуманы. Так, например, если участники совещания заранее получили нужные материалы (тезисы доклада, проект решения и др.), то рекомендуется практиковать вместо 18-20 минут доклада краткое вступительное слово (3-5 мин) или же сразу переходить к вопросам к докладчику и ответам на них.

Ценность такого демократического совещания состоит в том, что каждый его участник вправе не только высказывать, но и отстаивать свои предложения независимо от мнения руководителя.

Оперативные или близкие к ним по форме и содержанию планерки, диспетчерские совещания, летучки, совещания селекторные, пятиминутки и другие весьма разнообразные по названиям формы оперативного управления не только обеспечивают в системе муниципального управления передачу текущей информации снизу вверх, но и способствуют своевременной выработке оперативных решений. Руководитель (председатель) такого совещания выявляет наиболее срочные и важные задачи, недоразумения и конфликты, по возможности сразу дает исполнителям новые поручения, определяет их состав, организует ресурсное обеспечение, назначает сроки. Краткий обмен мнениями, реплики с мест, частные диалоги, а не доклады обычно практикуются с пользой для дела на таких совещаниях. Главное их преимущество - демократизм, а также лаконизм и кратковременность.

При рассмотрении трудноразрешаемых ситуаций руководителю желательно придерживаться последовательности в проведении ряда совещаний. А именно: сначала рекомендуется провести совещание проблемное (дискуссионное), потом учебно-инструктивные и, наконец, оперативные. Дело в том, что в результате проблемного совещания руководитель, как правило, находит, формулирует и утверждает принципиальное решение - это наиболее сложный и важный этап. На учебно-инструктивных совещаниях утвержденное решение не только доводится до непосредственных исполнителей или их руководителей, но и разъясняется значимость проблемы, выявляются и уточняются детали, подробно обсуждаются все возникающие вопросы. Оперативные совещания проводятся по мере необходимости уже в ходе выполнения конкретных задач, вытекающих из основного решения. Цель оперативных совещаний - современно устранять сбои и помехи на пути решения задач.

Обязательны, например, следующие требования к проведению совещаний:

максимальный демократизм в ходе совещания, собрания и др., в содержании докладов руководителей, сообщений и выступлений;

максимальная доброжелательность к участникам со стороны председательствующего (руководителя);

не рекомендуется приглашать работников, не имеющих прямого отношения к решаемому вопросу (для количества, на всякий случай и т.д.);

уважительное отношение к участникам (подчиненным, равным по рангу и др.);

выбор помещения с хорошей вентиляцией, звукоизоляцией и температурой воздуха;

лучше проводить совещание в середине или в конце дня, в середине недели, и по возможности избегать проведения совещаний в начале рабочего дня, в начале и конце рабочей недели, предпраздничные и послепраздничные дни (за исключением совещаний оперативного характера);

количество участников не должно определяться количеством мест в помещении;

предоставлять участникам реальное право принимать самостоятельные решения по отдельным вопросам и активно участвовать в выработке решений принципиального характера;

обязательно заранее информировать участников не только о времени начала, но и об окончании совещания;

отсутствие приглашений престижного характера ("свадебных генералов" в рабочий президиум и др.);

Совершенствуя технологию подготовки и проведения собраний и совещаний, управленческим работникам рекомендуется:

в проблемном (дискуссионном) совещании обеспечивать участие определенного круга компетентных работников;

в учебно-инструктивном и оперативном совещаниях участниками должны быть исполнители и их непосредственные руководители;

четко и однозначно определять тему собрания (совещания);

не перегружать повестку дня (план работы) обилием рассматриваемых вопросов (максимум один-два основных и два-три второстепенных);

оглашать регламент в начале проведения собрания (совещания) и строго его соблюдать;

пользоваться протокольным или другими, рекомендуемыми работниками НОТ, прогрессивными методами учета и контроля управленческих решений в процессе проведения массовых мероприятий;

осуществлять на основе контрольно-сроковой картотеки (или на другой организационно-технической основе) строжайший учет и контроль принимаемых решений (в первую очередь принимаемых на собраниях, совещаниях и иных формах проведения массовых мероприятий).

Перечисленные правила, требования и рекомендации по проведению совещаний в одинаковой степени относятся ко всем мероприятиям массового характера. Однако нужно учесть, что каждое собрание должно начинаться с определенной информации: о ходе выполнения решений предыдущего собрания, о проверке и решениях по критическим выступлениям, о решениях по поводу позитивных предложений.

Повестка дня собрания (совещания), подробный регламент проведения, проекты решений, система учета и контроля решений и другие важнейшие элементы проведения массовых мероприятий, бесспорно, требуют специальных разработок. Особенно тщательно рекомендуется готовить подробный регламент проведения совещаний и конференций.

Принято считать, что успех совещания зависит от степени его подготовленности. Действительно, чем больше затрачено времени и ресурсов на подготовку доклада, тем больше результативность собрания (совещания).

Не рекомендуется перегружать доклад фактическим материалом, цитированием, повторением известных директив, цифровыми и числовыми характеристиками, которые нельзя запомнить сразу и, тем более, сравнить и проанализировать. Разумная максимальная норма для доклада (сообщения) на любом уровне системы муниципального управления - 18-20 мин. Если же по обсуждаемой проблеме уже существует несколько точек зрения, то докладчик кратко их освещает, приводит доводы по каждой из них и только после этого сообщает свое мнение, подкрепляя и обосновывая продуманными аргументами.

При обсуждении проблемных вопросов неизбежно возникают в ходе собраний (совещаний) оживленные дискуссии. В таком случае докладчик заранее готовит и в своем выступлении формулирует ряд конкретных вопросов к участникам, а председательствующий старается расположить (оперативно спланировать) выступления в соответствии со строгой логической последовательностью. Квалифицированные современные руководители обычно организуют дискуссию на совещании, конференции, симпозиуме и т.д. методом немедленных критических оценок по каждому вносимому предложению или так называемой мозговой атакой (брейнстарлинг), когда разрешается высказывать любые, даже самые невероятные,

на первый взгляд, предложения. Критика любых высказываний запрещена до окончания такой "атаки".

Полемизируя с оппонентами, управленческому работнику рекомендуется соблюдать подчас дипломатический такт, тщательно подбирать слова и реплики, не позволять ни себе, ни своим оппонентам отклоняться в сторону от обсуждаемой проблемы, фальсифицировать факты и т.д.

Умелая постановка вопросов председательствующим, его спокойный и дружеский тон, демократизм в полемике и манере поведения, поддерживаемая им атмосфера интеллектуального напряжения и непринужденности - подлинные гарантии успешной выработки коллегиального решения.

Руководитель ни в коем случае не должен навязывать участникам свое решение с самого начала обсуждения. Он не должен допускать начальственных окриков и угроз, прямых выпадов выступающих против своих оппонентов, критики не позиции, а человека, занявшего эту позицию в споре. Критика ошибок и анализ недостатков очень важны в практике муниципального управления, но они, естественно, не должны быть постоянно повторяющейся, почти единственной целью каждого собрания или совещания.

Для мероприятий массового характера, посвященных торжественным датам и событиям, рекомендуется заранее разрабатывать как специальный сценарий с церемонией, так и подробный регламент. В таких случаях особенно много появляется возможностей для творчества лидеров общественных организаций. Однако наряду с эмоциональной насыщенностью, воспитательным воздействием, патриотизмом и общим нравственным накалом в ходе проведения таких мероприятий целесообразно руководствоваться своеобразными всеобщими законами управления - деловитостью, четкостью и лаконизмом.

КУЛЬТУРА ТЕЛЕФОННЫХ РАЗГОВОРОВ

Для работника управленческого труда телефонная связь увеличивает скорость обмена информацией и различными данными. Телефон в управленческой деятельности - распространенное средство экономии времени.

Для повышения уровня культуры делового телефонного разговора следует придерживаться двух главных правил - не звонить без подготовки и укладываться в трехминутный отрезок времени.

Подготовка разговора по средствам связи включает поиск и подбор нужной информации (материалов), составление плана разговора, а также обдумывание возможных вариантов решения вопросов с аргументами и контраргументами.

С целью совершенствования мастерства делового разговора по средствам связи необходимо придерживаться следующего сценария: взаимное представление, введение собеседника в суть проблемы, обсуждение существа проблемы и принятие решения, заключительное слово. Эти составляющие являются обязательными. При этом в трехминутном разговоре один из собеседников должен рассчитывать только на 90 с, и примерный расход этого "личного" отрезка телефонного времени должен быть следующим: взаимное представление - 10 ± 5 с, введение собеседника в суть проблемы - 30 ± 5 с, обсуждение существа проблемы и принятие решения - 30 ± 5 с, заключительное слово - 20 ± 5 с.

На этапе введения собеседника в суть проблемы необходимо исходить прежде всего из лимитированного 25-30 с "личного" времени. Тщательная подготовка к разговору и учет технических особенностей аппаратуры (телефон, радиотелефон, видеотелефон и т.д.) - главные требования этого этапа. При этом рекомендуется говорить не очень громко, чтобы не мешать другим сотрудникам, четко произносить слова. Обычно отчетливо требуется выговаривать фамилии, числа и даты.

При обсуждении существа вопроса и в ходе выработки решения один из собеседников определяет свое отношение к проблеме, сообщает факты, выдвигает аргументы в защиту определенного варианта. Рекомендуется помнить, что лаконизм разговора при обсуждении достигается за счет вопросов, требующих краткого и конкретного ответа. Такие вопросы обязательно планируются, их лучше продумать до начала разговора. В процессе разговора логические связи между собеседниками поддерживаются при помощи утвердительных или отрицательных реплик, причем собеседники не должны употреблять жаргонных слов и выражений типа "добро", "идет", "есть" и др., а также обоюдно следить за тем, чтобы не было повторных возвращений к уже сказанному. Очень важно умение каждого из собеседников сделать паузу и дать возможность говорить другому.

Есть несколько важных правил делового телефонного этикета, которыми желательно руководствоваться. А именно: первым кладет трубку тот, кто позвонил, а не тот, кому позвонили; принято считать, что неуместно пользоваться телефоном, чтобы поздравить работников с юбилеем, наградой, присвоением звания, повышением в должности и тем более выражать соболезнование по поводу болезни, утраты человека; не рекомендуется звонить людям

домой по служебным делам, особенно поздно вечером, рано утром, в выходные и праздничные дни.

Требования культуры делового телефонного разговора нельзя недооценивать.

ПРАВОВАЯ КУЛЬТУРА МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ

Рыночная экономика требует не только стабильности и четкости деловых и управленческих отношений, их регулирования, необходимо знание и умелое применение управленческими работниками соответствующих нормативных правовых актов, а также соблюдение норм правовой культуры.

Если этические нормы регулируют поведение человека в области нравственности и морали, то юридические нормы устанавливают границы управления на каждом уровне, определяют место звена и органов управления в системе государственного и муниципального управления, права и полномочия лиц в различных видах деятельности.

Юридические нормы отражены в государственно-правовых и нормативных актах. В них государственные органы устанавливают юридические границы систем муниципального управления и параметры взаимоотношений между ними. Основываясь на таких нормативных актах и на рекомендациях органов государственной власти органы муниципального управления разрабатывают собственные организационно-нормативные акты, которые учитывают особенности и специфику звеньев управления муниципального образования, а также в определенной мере и свои специфические требования профессиональной управленческой культуры.

Проявлением правовой культуры управленческого работника прежде всего следует считать его практику давать точные ссылки на законы, указы, постановления, решения в своих устных официальных выступлениях и особенно при составлении соответствующих организационно-распорядительных документов. В связи с этим каждому работнику рекомендуется приучить себя не только к точному выполнению правового предписания, но и к фактическому распространению его на все совершаемые от имени субъекта действия. Привычка работника, а в ряде случаев обязанность юридически грамотно обосновывать совершаемые действия создают дополнительную гарантию того, что принятые правовые акты им будут еще раз глубоко изучены и обдуманы. Наоборот, пренебрежение к нормативным актам из-за ложного представления, что все уже давно известно, может вылиться даже в нарушение законности с причинением имущественного вреда, ущемлением личных прав рабочих, служащих и других граждан.

Об уровне правовой культуры управленческого работника в определенной мере свидетельствует отсутствие или наличие в подготовленных им документах и выступлениях терминологической путаницы. Смешение руководителем правовых терминов свидетельствует о низком уровне его правовой культуры, ведь в управленческой практике особенно важно вкладывать в каждом случае в правовое понятие только такой смысл, который нашел отражение в соответствующих государственных правовых актах.

О низком уровне правовой культуры управленческих работников свидетельствует и отсутствие даты в документе, так как она является важным юридическим реквизитом. Такую небрежность в работе руководитель не должен допускать в связи с тем, что с момента подписания (составления) документа возникают, изменяются или прекращаются юридические отношения, наступают юридические последствия. Если дата не указана, то можно, например, оспорить не только время вступления документа в силу, но и его законность, и тем самым вызвать нежелательные для процесса управления обстоятельства.

К области отступлений от правил правовой управленческой культуры относится и достаточно распространенное еще нежелание ряда руководителей своевременно отвечать друг другу в деловой переписке. Особенно это характерно для конфликтных ситуаций.

Социальные интересы общества сейчас требуют максимального повышения правовой культуры управленческих работников и культуры управления муниципальным образованием в целом.


<