3.2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ И ЕГО ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ : Муницыпальное управление - Зотов В.Б. : Книги по праву, правоведение

3.2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ И ЕГО ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 
РЕКЛАМА
<

В социально-экономических системах информация является средством коммуникации между людьми и выступает необходимым условием трудовой деятельности. Этим и определяется ее роль в управлении, которое было бы невозможно без связей и коммуникаций.

Процесс управления муниципальным образованием нельзя полностью сводить к преобразованию информации. Его содержание гораздо шире. Воздействие на человека - это не столько акт передачи ему информации, сколько сложнейший социально-психологический процесс взаимодействия людей, включающий такие факторы, которые не умещаются в понятие информации, - интересы, долг, дисциплина, воля, авторитет, мораль и т.д.

Поэтому, чтобы процесс управления муниципальным образованием был эффективным, необходима соответствующая информационная база. При этом в распоряжении мэра должно быть не многотомье статистики, а предельный минимум показателей, отражающих причины и ожидаемые последствия деструктивных процессов. Пока же мировая практика такой минимум не выработала, поскольку не создана конструктивная теория города и не разработаны убедительные модели его функционирования.

Зрелость информационной базы города подразумевает прежде всего единство трех видов характеризующей его информации: картографической и иной визуальной, статистической и текстовой. Городское управление можно считать окончательно сформированным, если горожане и организации в порядке информирования будут получать планы своих микрорайонов и общин, доклады мэров, а молодежь - кодексы родного города. Ключевой путь создания устойчивых и управляемых городов и градосистем - постоянная диспозиция на равных правах за "круглым столом" трех главных субъектов городского управления.

В данной диспозиции нет места укоренившейся практике привлечения ученых лишь для "обоснования" заранее намеченных решений. Только в таких условиях может быть реализован принцип: "государственные деятели не должны править народом, а должны служить народу".

В осуществлении этих актов информация выступает как средство воздействия. Одна и та же информация по-разному воздействует на различных людей. Это происходит потому, что не только информация оказывает действие на процесс муниципального управления, но и человек воздействует на человека, используя при этом информацию как основу и средство воздействия в зависимости от того, кто или что является объектом воздействия.

 

Роль информации неодинакова на различных этапах или стадиях процесса муниципального управления. На одних стадиях процесса муниципального управления важен объем информации, ее виды, возможности получения новой, дополнительной, информации, на других - ее движение, на третьих - возможность ее обработки.

При определении цели муниципального управления важен объем информации, ее новизна, ценность, полнота и т.д. Чем она объективней и своевременней, тем значительней она для процесса управления.

При анализе ситуации наибольшее значение имеют виды информации, определяющие возможности комплексного и системного подхода к этой оценке, а в дальнейшем - к разработке управленческих решений. На стадии разработки управленческих решений и аналитической деятельности большую роль играют возможности обработки полученной информации, а также формы ее передачи.

При организационно-практической деятельности по реализации решений наибольшую роль играют процессы передачи информации, скорость, своевременность, полнота поступления.

Информационное обеспечение управления осуществляется с помощью информационной системы. Информационная система - это средство организации информационного обеспечения процесса муниципального управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во всех звенья системы управления, нуждающиеся в ней. Информационная система - это совокупность звеньев сосредоточения носителей и технических средств обработки информации и каналов ее циркулирования.

Информационная система является частью системы управления. Информационные системы могут быть различными, и при их построении учитываются как цели муниципального управления, так и особенности процесса управления. Совершенствование информационной системы является важнейшим направлением совершенствования процесса муниципального управления.

Трудно переоценить роль информации в процессе управления муниципальным образованием. Она является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых невозможны воздействие органов власти на управляемый объект и их взаимодействие. Следовательно, информация - основополагающая база процесса управления.

Высокой значимостью информации, используемой для разработки управленческих решений, обусловлены предъявляемые к ней требования достоверности, полноты, своевременности, четкости, непротиворечивости и др.

Высказывание "информация - это власть" правомерно хотя бы потому, что владение ею позволяет уменьшить вероятность принятия неверных управленческих решений.

Требование полноты информации определяет различные обстоятельства разработки и типы принимаемых решений: в условиях определенности, неопределенности и риска. А это в свою очередь сопряжено с использованием различных подходов, методов разработки решений и их результатами.

Источники сбора информации могут быть самыми разнообразными: от средств массовой информации до проведения специальных социологических исследований. Затраты на получение информации могут достигать значительных сумм, поэтому объем необходимой информации для управленческих решений должен оцениваться предварительно.

Методы сбора информации могут быть формальными и неформальными в зависимости от способов получения информации: путем непосредственного общения с населением, с подчиненными, коллегами, деловыми партнерами и т.д. Динамичность рыночных отношений и ситуаций требует создания новых информационных технологий.

Новые информационные технологии сглаживают интеллектуальное неравенство, создают относительно одинаковые информационные возможности. Компьютеризация процессов принятия управленческих решений - необходимость, обусловленная современными потребностями управленческой деятельности.

Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянно возрастающий объем информации вызвал к жизни новые информационные технологии. Это целостные технологические системы по принятию управленческих решений, для которых характерны:

новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);

новые технологии обработки информации на базе персональных компьютеров и автоматизирование рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);

безбумажные технологии, исключающие бумагу как носитель информации;

технологии, использующие искусственный интеллект в процессе принятия управленческих решений на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п.

Основными компонентами новых информационных технологий являются:

технические средства - ЭВМ и организационная техника;

информационно-технологическое и программно-алгоритмическое обеспечение;

специально создаваемые организационные структуры управления, обеспечивающие эффективное использование всех элементов новой информационной технологии.

Практика показывает, что чаще всего решения по сложным проблемам принимают в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств новых информационных технологий состоит в возможности коллективного действия (т.е. участия в обслуживании специалистов) на базе ЭВМ, ПЭВМ, локальных сетей, распределительных сетей ЭВМ, средств передачи данных АРМ. Формой коллективного действия может быть проведение телеконференции и др.

Существует и негативный аспект внедрения современных электронных технологий в управленческую практику, поскольку приходится осуществлять защиту информации от разрушения, искажения, от несанкционированного доступа и использования вопреки воле владельца и т.д.

Разнообразным формам угрозы информационной безопасности противостоит широкий спектр мер защиты, которые должны выполняться, а именно:

проверка подлинности информации;

контроль допуска в помещения;

разделение полномочий;

шифрование информации;

применение цифровой подписи на документах (сообщениях);

использование биометрических характеристик для контроля;

применение электронных карт;

использование антивирусной защиты;

контроль целостности информации;

наличие службы защиты информации;

резервирование;

регламентирование правил и способов защиты документов;

наличие инструкции использования информации;

защита архивов от разрушения;

минимум привилегий для пользования информацией.

Для эффективной организации системы защиты информации необходимо руководствоваться следующими требованиями:

экономичность - затраты на ее создание и содержание должны быть меньше возможного ущерба от утечки информации;

исключение возможности усложнения процесса в связи с ее использованием;

комплексности - осуществление системной защиты законодательных, технических и организационных мер;

иерархичность - организационная структура системы защиты должна включать вертикальные связи (уровни) и горизонтальные связи звеньев системы.

Одной из основных проблем технологии управления муниципальным образованием являются прямые и обратные связи между населением и органами местного самоуправления.

Этому вопросу в последнее время уделяется большое внимание, как впрочем, и многим другим проблемам местного самоуправления в России. Связано это с тем, что в настоящий момент именно на уровень муниципальных образований возлагаются большие надежды по возрождению нашей страны, поскольку местное самоуправление является одной из конституционных основ государственного строя Российской Федерации.

Продолжением проблемы информационного взаимодействия между населением и органами местного самоуправления является не только вопрос открытости власти, но и проблема гражданского участия в самоуправлении жителей территории, а значит, и вопрос возможностей социально-экономического развития всего государства в целом.

Органы местного самоуправления как субъекты управления определяют, разрабатывают и обеспечивают реализацию политики местного жизнеобеспечения и развития; население подчиняется решению властей, встраивается в систему определенных отношений, как-то к ней относится, реагирует и влияет (или не влияет).

Обратная связь - это оформленная реакция населения на проводимую политику, действия или бездействие органа власти, доведенные до его (органа власти) сведения.

Развитие механизмов прямой и обратной неинформационной связи необходимо также и для осуществления полноценного общественного контроля.

В развитом механизме прямой связи (от властных структур к народу) должны быть заинтересованы сами граждане, чтобы быть "в курсе всех дел" своей территории (ведь, в конечном счете, все это прямо или косвенно касается каждого гражданина лично). Если население проинформировано, то оно адекватно воспринимает политику администрации муниципальных образований, все ее управленческие решения и способы их реализации; понимает, что чиновники занимаются "делом", кроме того, просто видят, "куда уходят деньги налогоплательщиков". Причем, в адекватном восприятии политики администрации населением заинтересованы и сами органы власти.

Так называемая обратная связь (от населения к власти) позволяет населению информировать власть о своих проблемах, проблемах территории, реагировать на действия властей, давать оценку их деятельности и предлагать свои пути решений. Такая связь необходима властным органам для более точной оценки потребностей и настроений населения, разработки и принятия более

адекватных местной территории и населению управленческих решений, полной и успешной их реализации на практике. Хорошо налаженная обратная связь позволяет также вовремя скорректировать политику уже в процессе ее реализации. Кроме того, этот механизм позволяет снизить уровень социального напряжения, избежать многих конфликтов между властью и населением, так как взаимопонимание и взаимоуважение в этом случае находятся на более высоком уровне.

Механизм прямой и обратной связи между органами власти и населением может осуществляться посредством:

письменных обращений населения в органы местного самоуправления;

личного приема населения во властных структурах;

организации широкомасштабных встреч представителей власти с населением;

проведения референдумов, социологических опросов по вопросам развития муниципального образования;

периодической отчетности органов власти о проделанном и задуманном через СМИ;

пропаганды гражданской активности, возможности участия каждого в управлении муниципалитетом, регионом, государством;

паблик рилейшнз (связей с общественностью) и др.

Таким образом, ключевой особенностью деятельности муниципальных органов управления является их тесное взаимодействие непосредственно с населением. Более того, работа с населением - одна из главных задач любого органа управления. Поэтому в зависимости от того, как организована эта работа, можно судить о результативности и перспективности деятельности органа власти. Организация же ее зависит от тех целей, которые поставлены и должны быть достигнуты в конкретном периоде.

Обязанности по справочно-информационному обслуживанию населения возложены на приемную главы администрации и соответствующие отделы администрации. Еще не редки случаи, когда население не знает, к кому и когда можно обратиться с той или иной проблемой. Недостаточный учет обращений граждан за информацией не позволяет создать точную картину запрашиваемых сведений и, как следствие, точно и своевременно реагировать на эти запросы. Между тем, такая форма общения дает возможность жителям получать не только оперативную информацию от руководителей, но и помогает администрации лучше узнать нужды и проблемы населения, состояние дел на местах, снять напряженность в решении отдельных вопросов.

Информирование населения о деятельности администрации, например поселка, - очень важный элемент системы муниципального управления. Когда население знает о деятельности руководящих органов, понимает их цели, задачи и методы, оно четко определяет свои позиции, адекватно реагирует, активно откликается на их призывы. И наоборот, недостаточная информированность порождает неуверенность, подозрительность, пассивность, противодействие и даже панику. Поэтому особое место в деятельности администрации муниципального образования занимает вопрос регулярного информирования населения о проделанной работе по улучшению благосостояния поселка, важнейших событиях в области.

В работе по информированию населения главная роль принадлежит средствам массовой информации, которые в большей степени, чем другие источники, способны получать достоверную информацию и доносить ее до населения. От исполнительной власти требуется упреждающая информация, и поэтому администрация муниципального образования с каждым годом усиливает степень взаимодействия и расширяет формы сотрудничества со средствами массовой информации.

Одним из основных и важнейших каналов информирования населения муниципальных образований является местная еженедельная газета. Газета информирует население о деятельности органов местного самоуправления, публикует экономическую и социальную статистику, отражающую положение дел в муниципальном образовании, отчеты об исполнении бюджета, планы социально-экономического развития, другую официальную информацию. Газета предоставляет населению информацию о важнейших политических, культурных событиях, происходящих в муниципальном образовании.

Публикация на страницах муниципальных газет писем и обращений граждан и общественных организаций позволяет говорить о газете как об одном из механизмов обратной связи между населением и властью.

Одним из средств механизма прямой и обратной информационной связи населения с органами местного самоуправления является организация встреч представителей администрации муниципального образования с населением.

Эффективность функционирования системы муниципального управления, а также успешность экономических и социальных реформ в значительной мере зависят от тесного взаимодействия руководства администрации района с его жителями, поэтому информированность населения является одним из приоритетных направлений деятельности администрации муниципальных образований. На практике используются различные методы информирования населения о деятельности администрации муниципальных образований (рис. 3.1).

Современные условия развития общества, регионов и муниципальных образований, новые формы организации управленческого труда и новые виды деятельности требуют непрерывно совершенствовать работу аппарата управления администрации муниципального образования.

Правильная организация делопроизводства, своевременное и четкое исполнение документов - таковы основные требования, предъявляемые к стилю и качеству работы учреждения. Рационализация процессов документационного обеспечения основывается на следующем принципе: максимум эффективности при минимальных затратах и контроль за исполнением документов.

Задача контроля исполнения документов состоит в обеспечении максимальной оперативности в работе с документами, своевременного и качественного их исполнения. Контроль исполнения документов должен обеспечивать:

обязательный и точный учет полученных документов;

систематическое наблюдение за сроками и качеством исполнения документов;

повышение трудовой дисциплины исполнителей.

Контроль за сроками исполнения обращений жителей района можно повысить и сделать максимально эффективной работу по его отслеживанию, применяя компьютерную регистрацию писем. При компьютерной регистрации обращений есть возможность распечатать документы, срок исполнения которых истекает или уже истек, печатать справки-напоминания исполнителям по таким документам. Данные о состоянии контроля исполнения документов обобщаются путем составления на первое число каждого месяца сводки об исполнении документов. Компьютерная система контроля значительно облегчает весьма трудоемкую работу по отслеживанию сроков исполнения писем (а также другой документации).

При контроле за исполнением документов необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Контроль за исполнением документов по существу решения вопросов должно осуществлять руководство управы. Для улучшения контроля необходимо:

руководствоваться четкими критериями постановки обращений граждан на контроль за результатами их рассмотрения и обоснованности передачи тем исполнителям, в чьей компетенции находится решение данных вопросов;

особо контролировать исполнение поручений по обращениям, в которых приводятся факты нарушения законов, прав граждан, злоупотребления служебным положением должностными лицами, коррупции; ставятся вопросы, социально значимые для муниципального образования и его жителей; рассматривать такие заявления и жалобы, а также коллективные и повторные обращения, как правило, с выездом на место;

осуществлять контроль дифференцированно, с учетом важности вопроса; не допускать девальвации контрольной работы в погоне за количественными показателями; принимать меры к безусловному соблюдению установленных сроков работы с обращениями граждан (продление и снятие с контроля должно осуществляться давшим поручение руководителем, а направленных из вышестоящих органов - только по согласованию с ними);

требовательность к своевременному исполнению обращений граждан, взятых на дополнительный контроль после промежуточного ответа;

взыскательнее подходить к точности и полноте информации об исполнении контрольных обращений;

исключать снятие с контроля писем на основе промежуточного ответа или устного обещания исполнителя, а также ответы, не содержащие конкретной, четкой информации по всем вопросам, поставленным заявителям;

еженедельно, на оперативных совещаниях управы исполнителям по конкретному обращению докладывать главе управы о качественной стороне ответа на обращение, находящегося на рассмотрении или в состоянии подготовки заключительного ответа;

жесткий контроль за исполнением устных обращений граждан.

Для осуществления функции контроля за исполнением документов в системе муниципального управления создается отдел или сектор в зависимости от размеров муниципального образования.

Как осуществляется функция контроля за исполнением документов, рассмотрим на примере системы муниципального управления г. Москвы.

Основными задачами такого сектора контроля являются: организация и обеспечение в подразделениях департамента эффективной единой системы контроля за исполнением поручений руководства мэрии и правительства, распоряжений, постановлений мэра, премьера правительства, правительства г. Москвы, руководителя департамента; совершенствование автоматизированной системы контроля за прохождением и исполнением документов.

Также контрольный сектор должен обеспечивать руководителя департамента, начальников управлений и руководителей структурных подразделений департамента аналитическими и информационными материалами относительно состояния исполнительской дисциплины по выполнению контрольных поручений.

При осуществлении своих основных функций и с учетом возложенных на него задач сектор, в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, проводит проверку поступающих

из подразделений департамента проектов ответов по исполнению контрольных поручений; ведет учет поступающих документов и обеспечивает их сохранность с момента получении до момента передачи в другие подразделения департамента.

Сектор взаимодействует с Управлением делами мэрии, подразделениями департамента по вопросам организации контроля за исполнением документов в строгом соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству и другими нормативными актами. Он проверяет правильность оформления и полноту комплектования пакета документов с проектами ответов по выполнению контрольных поручений, представляемых на подпись руководителю департамента, а также документов, уже подписанных заместителями руководителя департамента. Передает в установленном порядке правильно оформленные и надлежащим образом скомплектованные дела на подпись руководителю департамента или на отправку.

Сектор принимает участие в разработке проектов распорядительных документов департамента по методическому обеспечению контроля за прохождением и исполнением поручений и совершенствованию его форм и методов на основе единой технологической политики, а также в разработке проектов применения автоматизированной технологии.

Контрольный сектор имеет право приглашать исполнителей для разрешения возникающих в процессе работы вопросов, возвращать на доработку документы, оформленные с нарушениями требований. Сектор может вносить предложения об ответственности исполнителей за нарушение сроков исполнения контрольных поручений и некачественную проработку поставленных в них вопросов.

Сектор возглавляет заведующий сектором, который назначается руководителем департамента по представлению начальника Управления. Работники сектора назначаются на должность руководителем департамента по представлению начальника Управления. Заведующий сектором: осуществляет общее руководство сектором, несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на сектор, состояние трудовой и исполнительской дисциплины сотрудников. Он принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности контрольного сектора; координирует работу с деятельностью других подразделений департамента и вышестоящими организациями по вопросам, входящим в компетенцию сектора; визирует или подписывает в установленном порядке документы, связанные с деятельностью сектора.

Заведующий сектором должен готовить и выносить на рассмотрение начальника Управления предложения по изменению структуры и штатного расписания сектора, комплектования его кадрами с целью повышения эффективности работы по организации контроля за исполнением документов. Он вправе определять порядок и режим работы сектора, согласовывать его с руководством отдела и управления, готовить и выносить на утверждение начальника отдела положение о секторе, должностные инструкции работников. Заведующий сектором вносит предложения по улучшению условий и оплаты труда работников, находящихся у него в подчинении, их поощрению и наложению на них взысканий. Заведующий представляет сектор на совещаниях, проводимых в Управлении, проводит совещания с представителями структурных подразделений департамента и его территориальных агентств по вопросам, входящим в его компетенцию.

Контроль за исполнением поручений руководства мэрии и правительства, распорядительных документов, поручений руководителя департамента, обращений граждан осуществляет контрольный сектор организационно-контрольного управления департамента.

Контрольный сектор обеспечивает:

организацию контроля за исполнением документов;

подготовку информации о состоянии выполнения поручений, снятии с контроля или продлении срока исполнения поручений;

учет и контроль по срокам исполнения поручений, поскольку поручения исполняются в указанные в них сроки.

Срок исполнения документов, если он не определен в поручении, не должен превышать 30 дней со дня их регистрации в аппарате мэрии, а для внутренних документов - не более двух месяцев со дня их регистрации в департаменте, за исключением вопросов подбора помещений, приватизации и аренды нежилых помещений. Поручения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в течение 10 дней. В 14-дневный срок исполняются поручения, имеющие в тексте пометку "оперативно". Ответы на контрольные поручения представляются в контрольный сектор только в комплекте с предыдущей перепиской (делом) по данному вопросу. Сектор проверяет соответствие информации, изложенной в ответе, поручению, которое находится на контроле.

Контрольный сектор, получив из мэрии талон отчета о ходе выполнения распорядительного документа, направляет его исполнителю, который заполняет все реквизиты, и за подписью заместителя руководителя департамента, ответственного за выполнение данного поручения (с расшифровкой должности и фамилии), направляет информацию в мэрию через сектор приема и обработки документов. В талоне указывается дата исполнения поручения, фамилия и телефон исполнителя. К талону может быть приложена справка с пояснениями. Информация о ходе выполнения установленных в распорядительных документах поручений представляется в контрольный сектор, как правило, за 3 дня до даты исполнения. Контрольный сектор вводит информацию в автоматизированную систему "Делопроизводство" по поручениям, распорядительным документам и служебной корреспонденции вышестоящих организаций, а также по контрольным поручениям руководителя департамента.