12.2. Формы контроля. Сроковая картотека : Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) -Кузнецова Т. В. : Книги по праву, правоведение

12.2. Формы контроля. Сроковая картотека

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 
85 86 87 88 89 
РЕКЛАМА
<

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреж­дения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Рассмотрим сначала сроковую картотеку. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один раздели­тель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходит­ся на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2— 3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Пе­ред первым разделителем помещают карточки с просрочен­ным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют кар­точки по срокам исполнения, т.е. каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдель­ные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на кар­точку и устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой фирме) — в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение како­го-либо задания срывается и необходим перенос срока исполне­ния, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения мо­жет быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля желательно вести предупреди­тельный контроль. Для этого выявляют по карточкам докумен­ты, срок исполнения которых истекает через три дня и преду­преждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за ис­полнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки де­лается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в нем или указанные в резолюции задания. Если в процессе реше­ния вопроса документ передавался от одного исполнителя к дру­гому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходи­мости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками ис­полнения должен вестись в каждом структурном подразделении.


<