7.1. Организационные документы : Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) -Кузнецова Т. В. : Книги по праву, правоведение

7.1. Организационные документы

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 
85 86 87 88 89 
РЕКЛАМА
<

Положение

 

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификаци­онный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерст­вах», «Положение о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных долж­ностных лиц. В управленческой практике создают положения, регу­лирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском уче­те и отчетности в Российской Федерации», «Положение о докумен­тах и документообороте в бухгалтерском учете».*

Наиболее распространенный вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации дея­тельности организации или ее структурного подразделения. По­ложение об организации определяет ее статус, порядок ее созда­ния, место в системе управления, внутреннюю структуру, функ­ции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и лик­видации. В практике администрирования организаций, имею­щих внутреннюю организационную структуру, положение явля­ется основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура текста положения и его формуляр унифицирова­ны в УСОРД*. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование ор­ганизации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

• Общие положения.

• Цели и задачи.

• Функции.

• Права и обязанности.

• Руководство.

• Взаимоотношения (служебные связи).

В разделе «Общие положения» указываются точное наиме­нование структурного подразделения, степень его самостоя­тельности, подчиненность — орган управления (или должно­стное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, дирек­тивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулирует­ся главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел «Функции» — основной раздел положения, он дол­жен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функ­ций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, кото­рыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым докумен­там Правительства, вышестоящих органов управления и докумен­там, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образова­ния и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (дол­жностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанно­сти руководителя выделяют отдельно, в их числе, как пра­вило, указывают функцию координации деятельности струк­турного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права ру­ководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные. документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В разделе «Руководство» перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям право­вых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возни­кающие в результате производственной, хозяйственной, управ­ленческой деятельности, фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделе­нием совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрискон­сульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридиче­скую силу с момента утверждения.

 

Устав

 

Устав — свод правил, регулирующих деятельность организа­ций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с дру­гими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы, общие для какой-либо сферы деятель­ности, утверждают высшие органы государственной власти и управления, например: «Ветеринарный устав», «Устав желез­ных дорог» и др. Уставы общественных организаций принима­ют и утверждают на съездах этих организаций. Уставы пред­приятий, учреждений и организаций утверждаются их выше­стоящими органами управления (министерствами, ведомства­ми) или власти (администрацией субъектов федерации). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участни­ками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке*. Общие требования к порядку составления и оформ­ления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок рабо­ты. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организа­ционно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимо­отношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответст­вующей направлениям ее деятельности.

Устав является обязательным документом, его содержание и соответствии с законодательством РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, пред­приятия), порядок управления и прекращения деятель­ности;

• органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков — перечень проводимых банком операций и его функции;

• для бирж — сведения о максимальном составе членов, по­рядке их приема, правах и обязанностях, порядке разре­шения споров;

• для акционерных обществ — сведения о категории выпус­каемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.*

Структура и штатная численность

 

Структура и штатная численность — документ, который за­крепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Пример оформления структуры и штатной численности см. на с.153.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место изда­ния, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот до­кумент визируется главным бухгалтером (распорядителем фи­нансов), подписывается начальником отдела кадров, утвер­ждается руководителем организации, подпись которого заве­ряется печатью.

 

Штатное расписание

 

Штатное расписание — документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы орга­низации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф ут­верждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наиме­нования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), ме­сячный фонд заработной платы и примечания. Штатное распи­сание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверя­ется печатью организации.

Пример оформления штатного расписания см. на с. 86.

 

Инструкции

 

Инструкция — это правовой акт, утверждаемый или изда­ваемый в целях установления правил, регулирующих организацион­ные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должно­стных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и опреде­ления порядка применения законодательных актов, распоряди­тельных документов, по заполнению и ведению форм докумен­тов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содер­жать следующие реквизиты: наименование организации, наиме­нование вида документа, дату, место издания, заголовок к тек­сту, гриф утверждения, текст, подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распро­странения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие осно­вой для разработки инструкции.

Инструкция — документ длительного действия. В «Общих по­ложениях» оговариваются сроки введения инструкции в дейст­вие или отмена ее введением ранее действующей.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Коли­чество разделов и их логическая взаимосвязь определяются раз­работчиками. По стилю изложения текст инструкции носит рас­порядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единствен­ного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцеля­рию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает руководитель того подразделе­ния, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и да­ты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.

Договор

Договор - правовой многофункциональный документ, регули­рующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов эко­номической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в каче­стве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражда­нами и организациями и между организациями. Законом уста­новлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, пору­чительства, поставки продукции, ценообразования, распреде­ления прибыли, взаимоотношений субъектов предпринима­тельской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

В законодательных актах 1990-х годов отсутствуют опреде­ления договора, регламентация его формы и содержания. В то же время установлено, что договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, под­писанного сторонами, а также путем обмена документами по­средством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно устано­вить, что документ исходит от стороны по договору*. Однако договор — не новый вид документа, он применялся в практике работы советских государственных учреждений и предприятий и опыт его применения используется в современных условиях управленческой и экономической деятельности.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, име­на и отчества представителей договаривающихся сторон; сведе­ния об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санк­ции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однознач­но регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) пред­ставителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Современное законодательство не регламентирует содержа­ния договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (воз­можных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами и т.д.), положения об обеспечении экономической бе­зопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.