4.5. Требования к изготовлению документов : Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) -Кузнецова Т. В. : Книги по праву, правоведение

4.5. Требования к изготовлению документов

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 
85 86 87 88 89 
РЕКЛАМА
<

Упорядочение процессов документирования включает поми­мо соблюдения процедур составления документов также и опре­деленные требования к их изготовлению, что обеспечивает еди­ный стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть ак­куратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает ра­циональное размещение всех реквизитов, а также придает доку­ментам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 ин­тервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кро­ме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора меж­строчных интервала, на бланках А5 — через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

• От границы левого поля печатают:

реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «от­метка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело», наименование должности в реквизитах «под­пись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛА­ГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

• Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

• Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

• Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограни­чения доступа к документу» и «гриф утверждения».

• Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фа­милию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — тек­стовые редакторы, которые имеют существенные отличия в сво­их функциональных возможностях.*