4.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов : Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) -Кузнецова Т. В. : Книги по праву, правоведение

4.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 
51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 
68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 
85 86 87 88 89 
РЕКЛАМА
<

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложив­шиеся функции документа. Естественно, основная функция до­кумента — сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, прида­ния документу юридической силы, создания условий для исполь­зования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации. На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных мини­стерств и ведомств воспроизводится изображение Государствен­ного герба Российской Федерации. Изображение Государствен­ного герба на бланках документов регламентировано Положени­ем о Государственном гербе Российской Федерации, утвержден­ном Указом Президента России от 30.11.1993 №2050.

Реквизит 02 герб субъекта Российской Федерации. Органы ис­полнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми ак­тами субъектов Российской Федерации. (Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официально восста­новлен исторический герб города, 1 февраля 1995 г. принят Закон Москвы «О гербе и флаге Москвы» №№ 4—12). Использование герба на бланках регламентируется соответствующими норматив­ными актами (законами, уставами, конституциями и др.)*.

Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов — над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов — в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственно­сти вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предприниматель­скую деятельность.

Не допускается одновременное размещение на бланках изо­бражения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам элек­тронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.* В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или пред­приятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общерос­сийский классификатор учреждений, организаций и предпри­ятий (ОКПО).

Реквизит 05 код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предус­матривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой докумен­тации (ОКУД). Код формы является элементом идентифика­ции документа.

Реквизит 06 наименование организации. Автор документа дол­жен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организа­ционно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятель­ности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти дан­ные «выполняют» правовую функцию и необходимы для прида­ния управленческому документу юридической силы.

Наименование организации — автора документа указывает­ся в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная ор­ганизация). Сокращенное наименование организации или аб­бревиатура размещается на бланках после полного наименова­ния и помещается в скобках. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собствен­ным наименованием. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наиме­нованием организации — автора документа.

Наименование организации на иностранном языке воспро­изводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные орга­низации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указа­ния на их организационно-правовую форму (табл. 4.2).

Таблица 4.2. Фирменные наименования

 

Согласно Гражданскому кодексу РФ, некоммерческие и уни­тарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности.

Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листе бумаги. Перечисленные требования к оформле­нию реквизита «наименование организации» должны соблю­даться и при подготовке внутренних документов.

Реквизит 07 справочные данные об организации. В состав рек­визита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Государственный стан­дарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией — автором документа. Поч­товый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс пред­приятия связи с указанием единиц административно-террито­риального деления. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (напри­мер, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефо­нов (факсов) разделяют дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации — автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского те­леграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Реквизит 08 наименование вида документа. Наименование ви­да документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида доку­мента — обязательный реквизит при оформлении всех докумен­тов, кроме письма. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Реквизит 09 дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемых документов — дата утверждения, для актов и протоколов — дата события. Да­та проставляется должностным лицом, подписывающим (ут­верждающим) документ. Если автором документа являются не­сколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления да­ты.* Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласова­ния, визирования, утверждения, заверения, подписания, регист­рации оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими циф­рами. При этом государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:

а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2000.

б) год, месяц, день месяца. Например: 2000.02.01. Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах

ИСО 8601-88 *.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 октября 2000 г.

Реквизит 10 регистрационный номер документа. Регистрацион­ный номер документа (индекс) проставляется при его регистра­ции в организации — авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регист­рируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа поми­мо порядкового номера может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должност­ного лица и др. При отправке ответных писем принято указывать два индекса — тот, что присвоен документу в организации — ав­торе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе (реквизит 11 — ссылка на регистрацион­ный номер и дату документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.

Регистрационный номер документа, составленного совме­стно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих орга­низаций. На документе регистрационные номера проставляют­ся через косую черту в порядке, соответствующем проставле­нию авторов документа.

Реквизит 11 ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предна­значен для проставления даты и индекса того документа, на ко­торый дается ответ.

Реквизит 12 место составления или издания. Реквизит указы­вается на общем бланке или бланке вида документа (например, приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содер­жит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирова­на организация, место нахождения юридического лица, опреде­ленное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации — автора документа, то его можно на бланке не указывать.*

Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки «секретно», «кон­фиденциально», «для служебного пользования (ДСП)» или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на пер­вом листе документа на верхнем поле справа. Отнесение ин­формации к государственной тайне осуществляется на основе Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне». Отнесение информации к конфиденциальной осуще­ствляется в соответствии с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиден­циального характера».

Реквизит 14 адресат. Документы направляют в адрес органи­заций, их структурных подразделений или конкретным должно­стным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структур­ного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учре­ждения пишется в именительном падеже и адресование оформ­ляется следующим образом:

Министерство финансов РФ

Управление налоговой реформы

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:

Министерство финансов РФ

Начальнику Управления налоговой реформы

Н.П. Громову

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:

Генеральному директору издательства

«Бизнес и компьютер»

 

И.П. Матвееву

Допускается центровать каждою строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Генеральному директору издательства

«Бизнес и компьютер»

 

И.П. Матвееву

 

При адресовании документов нескольким однородным учре­ждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например:

 

Ректорам вузов

 

Документ, предназначенный для отправки, не должен со­держать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется один от другого 2—3 интервалами.

При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформ­ляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес может указываться только на конверте. При необходимости в состав реквизита «адресат» может входить поч­товый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последо­вательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес. Например:

 

Редакция газеты «Новый мир»

103806 ГСП, Москва, К-6

Малый Путниковский пер., 1/2

 

При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности: инициалы, фамилия получа­теля, почтовый адрес. Например:

 

М.И. Тригубову

 

144511 Иваново,

ул. Нормандия-Неман, д.6, к.2, кв.134

 

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами.*

 

 


Помимо документов, направляемых за пределы организа­ции, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, опера­тивного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, рас­поряжения, указания), а также с целью регулирования на­правления отдельных документопотоков (докладные и объяс­нительные записки, заявления). Адресование внутренних до­кументов оформляется либо с указанием конкретных должно­стных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

 

Начальникам производственных служб

 

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4—5 межстроч­ных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому поло­жению табулятора пишущих машинок) от границы левого поля.

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5— 2 интервалами.

Реквизит 15 гриф утверждения документа. Документы, кото­рые не могут быть введены в действие их авторами, приобрета­ют юридическую силу после утверждения руководителем орга­низации, коллегиальным (совещательным) органом или выше­стоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его вы­ходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Утверждение изданием распорядительного документа прак­тикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяс­нения или какие-то действия, мероприятия по внедрению ут­верждаемого документа. В этом случае на утверждаемом доку­менте проставляется гриф утверждения со ссылкой на распоря­дительный документ. При утверждении документа постановле­нием, решением, приказом, протоколом гриф утверждения со­стоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Приказом начальника

Главного управления лицензирования и

контроля

23.04.2000 № 34

или

УТВЕРЖДЕН

 

Протоколом Совета Университета

от 07.12. 2000 №4

 Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утвержде­ния оформляется на документе следующим образом:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Генеральный директор

Л.Т. Шведов

14.05.2000

 

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТ­ВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центри­ровать элементы относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении 1.

Реквизит 16 резолюция. Резолюция составляется руководите­лем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В ре­золюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руко­водителя и дата составления резолюции. Например:

 

 

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руково­дителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.

Реквизит 17 заголовок к тексту. Заголовок к тексту составля­ется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить. Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень ин­формативности документа, его важность или срочность, помога­ет ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регист­рации документов.

Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Приказ (о чем) об увольнении

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Письмо (о чем?) о заключении договора

Должностная инструкция (кого?) секретаря

Акт (чего?) ревизии

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов

Место для размещения заголовка на документе обычно от­мечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок распо­лагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизит 18 отметка о контроле. Отметка о контроле про­ставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопро­изводственной службой (или секретарем) после того, как руко­водитель принимает решение о контроле документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 отметка о контроле представляет собой круп­ную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется от­метка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, напри­мер, штамп «контроль» и срок исполнения документа.

Реквизит 19 текст документа. Текст документа печатают от­ступив 2—4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала.

ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вто­рая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.).

Реквизит 20 отметка о наличии приложений. Отметка о нали­чии приложений предназначена для фиксации внимания полу­чателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2—4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печата­ется через один межстрочный интервал, если приложений не­сколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте доку­мента даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформля­ется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не на­званы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов.... на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложе­ние» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Например:

Приложение

 

к приказу ректора университета

11.04.99 № 07/21

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. «Приложение № I», «Приложение № 2» и т. д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать про­писными буквами, а также центровать это выражение, наимено­вание документа, его дату, и регистрационный номер относи­тельно самой длинной строки, например,

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

 

к приказу ректора университета

11.04.2000 № 07/21

 

Реквизит 21 подпись. Право подписи управленческих доку­ментов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распреде­лением их обязанностей, установленным правовым актом (ус­тавом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера мо­гут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но толь­ко в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выхо­дят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должно­стными лицами, если за его составление и содержание от­ветственны несколько должностных лиц. Например, доку­менты, в которых содержатся сведения денежного, матери­ального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита «подпись» входит наименование должно­сти лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ подготовлен двумя организациями и его под­писывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:

 

В таком случае документы оформляют не на бланках и под­писывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом каждая ор­ганизация (учреждение) имеет официально оформленный под­линник документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов — протоколы и выписки из них подписывают председа­тель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах ор­ганизации — автора документа. Приложения к документам так­же должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2—3 межстрочных интервала.

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что до­кумент подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Доку­мент может подписать лицо, официально исполняющее обязан­ности руководителя. Использование предлога «за» или сокраще­ния «зам», «врио» недопустимо.*

 


* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2—3. С изменениями № 1, утвержден­ными постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от   21.01.2000.

 

Допускается в реквизите «подпись» центрирование наимено­вания должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например,

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись — это механическое вос­произведение собственноручной подписи руководителя. Органи­зация самостоятельно определяет порядок использования фак­симильной подписи и виды документов, которыми она заверя­ется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изда­нием распорядительного документа, либо инструкцией по дело­производству. При этом необходимо помнить, что использова­ние факсимильной подписи вместо настоящей не должно про­тиворечить закону или иным правовым актам.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил порядок удостоверения доку­мента, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридиче­ская сила таких документов удостоверяется электронной цифро­вой подписью.*

Реквизит 22 гриф согласования документа. Реквизит 23 визы согласования документа. Согласование документа осуществля­ется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания доку­мента, его соответствия действующему законодательству, точ­ности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структур­ных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например,

Такое оформление облегчает работу с документом специали­стам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе — при контроле качества подго­товки документа и его оформления, руководителю — при под­писании документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны послед­него листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.*

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизвод­ству (по работе с документами) или регламентируются распоря­дительным документом первого руководителя. Проекты инст­рукций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структур­ных подразделений. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускает­ся полистное визирование документа и его приложения.

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляет­ся или на последнем листе проекта документа, ниже всех под­писей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово «СО­ГЛАСОВАНО», должности руководителя и наименования орга­низации, с которой согласовывают документ, его личной подпи­си, инициалов, фамилии и даты. Гриф согласования на доку­менте располагают ниже подписи слева. Например:

 

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

 

 

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Реквизит 24 печать. Заверение документов печатью организа­ции — особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должно­стных лиц организации, подтверждающих расходование денеж­ных средств и материальных ценностей, и др.

Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по ок­ружности — наименование организации. Воспроизведение Госу­дарственного герба Российской Федерации обязательно на печа­тях центральных органов власти, центральных органов федераль­ной исполнительной власти, на печатях иных органов государст­венной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещает­ся на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Герб города, района Российской Федера­ции размещается на печатях органов представительной и испол­нительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федера­ции». Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами — федеральными законами, нормативны­ми актами субъектов Федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирмен­ная печать, которая приравнена к гербовой — в центре раз­мещается эмблема организации или аббревиатура ее наимено­вания, по окружности — полное наименование организации. В некоторых законодательных актах, регламентирующих по­рядок создания и деятельность организаций различных орга­низационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям. Например, п.6, ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его на­хождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямо­угольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печа­тей пользуются для заверения справок, копий документов, на­правляемых за пределы организации, при рассылке копий рас­порядительных документов, при опечатывании пакетов, банде­ролей, шкафов и т.д.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах фи­нансового характера печать проставляется без захвата наиме­нования должности и подписи, на специально для этого отве­денном месте. Как правило, место проставления печати отме­чается символом «М.П.»

Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено специальными нормативными актами (например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой орга­низации список документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.

Примерный перечень документов, заверяемых печатью, дан в приложении 2.

Реквизит 25 отметка о заверении копии. Копия документа — воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии с помощью копировального аппарата. Если изготавли­вается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике копируют в ос­новном исходящие документы для того, чтобы в делах орга­низации остались их копии. Заверяют копии работники дело­производственной службы, проставляя ниже реквизита «под­пись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, лич­ной подписи и даты. Например:

 

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) обязательно, если документ пред­ставляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.).

Выписки из протоколов заверяет секретарь, который со­ставлял протокол и осуществляет его хранение, из приказов — секретарь (или инспектор), который отвечает за хранение до­кументов.

Реквизит 26 отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, разме­щается на лицевой или оборотной стороне последнего листа до­кумента на 2—4 интервала ниже реквизита «подпись» и печата­ется от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специали­стом, который непосредственно готовил данный документ. Рек­визит может быть оформлен в двух вариантах:

а) фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;

б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:

Сидоркин 709 44 23 Илья Ильич Сидоркин 709 44 23

В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печа­тала текст документа.

Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направле­нии его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного от­вета, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения докумен­та, указывает номер дела, в которое помещен документ на хра­нение, дату и ставит подпись. Например:

В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подраз­деления, в котором исполнялся документ.

Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может простав­ляться от руки или для этой цели используют штампы. В штам­пе указывается наименование организации, номер (индекс вхо­дящего документа) и дата поступления.

Реквизит 29 идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в ле­вом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие по­исковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.